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关于需求评审的问题

工作中参加了很多需求评审会,发现了不少问题

  1. 会议中提出的一些意见、建议,会后就被遗忘了

  2. 有的评审因为需求比较大,一开几个小时,会议后半程参与评审的人都累了,没有人再提建议、意见了。

  3. 需求评审完毕后缺乏人员跟进,项目进度不理想

针对这些问题,总结会议准则如下:

  1. 主题要聚焦

    • 一般会议,最好只有一个主题。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题。议题越多,参加人员越多,效率也就越低下,成本也就越高。

  2. 会前要告知

    • 要想会议高效,事先告知很重要。不要到会场才知什么议题,没经深思熟虑作出决策,导致决策有误或者无法给出有效建议。重大议题应提前一天告知,让大家各广泛征求意见,充分作好准备,开会各抒己见,提高会议效率。会议议题、提供有关资料都在会议通知中告知为好。

  3. 时间要紧凑

    • 要事先规定会议时间,一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成还完成不了可以考虑拆分子议题,二次再议。人是有生物钟的,开会时间长了,大脑反映迟钝了,决策慢了且容易出错。

  4. 记录要完整

    • 需求评审需要有人记录评审纪要,每个点落实到跟踪负责人

    • 需求评审最后要有结论和跟进事项,会上通读,会后邮件发出

    • 会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以观备查。可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。

  5. 纪要要及时

    • 会议召开后,应在两日内,下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是执行力的大忌。所以,要及时贯彻会议精神,一是增强会议时效性,发挥会议的作用;二是可以乘热打铁,取得事半功倍的效果;三是避免节外生枝,导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益,增强执行力。

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